Registro horario Excel en 2026: ¿es legal o no? Qué dice realmente la ley
Cumplimiento normativo · Registro horario
Registro horario Excel en 2026: ¿es legal o no? Qué dice realmente la ley
Mucho se ha dicho — y bastante exagerado — sobre si el Excel sigue valiendo para el registro horario. Vamos a separar lo que dice la normativa de lo que dicen los anuncios. Con datos oficiales del Ministerio de Trabajo, no de blogs comerciales.
Actuaciones ITSS en registro horario · 2024
Infracciones detectadas · 2024
Importe sanciones propuestas · 2024
Fuente: Memoria Anual ITSS 2024, campaña específica de Control del registro de jornada. Capítulo 4.2.2.
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Vamos a empezar por lo más importante: a fecha de mayo de 2026, el registro horario Excel NO está prohibido en España. Lo decimos así de claro porque hay mucha desinformación rodando por internet, y mucha página vendiendo miedo para colocar su software.
La realidad es más matizada y, aunque no lo parezca, más interesante. Sí hay normativa exigente y sí hay riesgos prácticos serios si solo confías en una hoja de cálculo. Pero la diferencia entre lo que la ley exige y lo que algunos anuncios dicen que exige es enorme. Aquí lo desmenuzamos paso a paso, citando las fuentes oficiales — el BOE, el Ministerio de Trabajo y la Inspección — y no blogs de la competencia.
1. Lo que la ley exige (y solo lo que exige)
La obligación del registro horario en España nace del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Está en vigor desde el 12 de mayo de 2019. Esto es exactamente lo que la norma exige:
Requisitos legales del registro horario · art. 34.9 ET
| ✓ Registro diario de la jornada | ✓ Horario concreto de inicio y final |
| ✓ Conservación 4 años | ✓ Disponible para la persona trabajadora |
| ✓ Disponible para sus representantes legales | ✓ Disponible para la Inspección |
Y ahora, igual de importante, lo que la ley NO exige. Porque por internet circulan muchas afirmaciones que no son ciertas:
Lo que NO exige la normativa actual
- No exige firma del trabajador. Que el registro deba estar a su disposición no significa que lo tenga que firmar.
- No exige imprimir los partes cada mes. La conservación durante 4 años puede ser en cualquier soporte fiable.
- No exige formato digital. El borrador de reforma que se está tramitando sí lo plantearía, pero no está aprobado.
- No exige tecnologías concretas como hash criptográfico, blockchain o sellado de tiempo certificado.
- No establece sanciones «por trabajador» automáticamente. La infracción grave del art. 7.5 LISOS tiene una horquilla de 751€ a 7.500€ por infracción.
2. Cómo hemos llegado hasta aquí
Para entender en qué punto estamos, conviene ver la cronología real de la normativa española. Estas son las piezas que cuentan, citables todas en su fuente oficial:
Cronología normativa · registro horario en España
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14 de mayo de 2019 STJUE C-55/18 · caso CCOO vs Deutsche Bank El Tribunal de Justicia de la UE establece que los Estados miembros deben exigir un sistema de registro horario «objetivo, fiable y accesible». Esta sentencia es la madre de toda la normativa española posterior. |
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12 de mayo de 2019 Entra en vigor el RDL 8/2019 El Real Decreto-ley 8/2019 modifica el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y obliga a todas las empresas a llevar registro diario de jornada. Sin excepciones por tamaño ni sector. |
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Junio de 2019 Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS La Inspección publica su guía para actuar en visitas. Texto clave: «se entiende válido cualquier medio, físico o de cualquier otro tipo, siempre que garantice la fiabilidad y veracidad respecto de los datos registrados diariamente». |
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2022 SAN 22/2022 · caso Ferrovial La Audiencia Nacional rechaza determinados registros en papel. Importante: NO los rechaza por ser papel, sino porque se basaban en tiempos estimados, no en horarios reales. La fiabilidad es lo que pesa. |
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Mayo de 2026 · En tramitación Anteproyecto de fichaje digital El Ministerio de Trabajo trabaja en un anteproyecto para imponer el formato digital, acceso telemático de la Inspección y endurecer sanciones. No está aprobado ni publicado en el BOE. No tiene fecha confirmada. |
3. Por qué el Excel puede fallar (no por ser Excel)
El Criterio Técnico 101/2019 admite cualquier medio. Lo decisivo no es el formato, sino que el registro sea fiable, veraz, objetivo y no alterable a posteriori. Es ahí donde una hoja de Excel en el ordenador de la oficina puede no llegar — y conviene saber por qué.
«Se debe entender como válido cualquier medio que garantice la fiabilidad y veracidad respecto de los datos registrados diariamente, y que sea accesible.»
— Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social
Leyenda: ✓ cumple por diseño · ? puede cumplir si se gestiona con disciplina · ✕ requisito difícil de demostrar. Análisis sobre los requisitos del art. 34.9 ET y el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS.
Visto así: el Excel no es ilegal, pero tiene un punto débil real y es el de la no alteración a posteriori. Una hoja de cálculo en un ordenador de oficina puede editarse en segundos sin que quede rastro. Si el inspector tiene dudas sobre la fiabilidad del registro presentado, ahí está la rendija por donde entra.
4. Cinco mitos que circulan (y la realidad)
Por internet circulan muchas afirmaciones inexactas. Para que tomes decisiones bien informadas, conviene desmontar las más extendidas:
Mito vs realidad
- Mito 1: «Las multas son de 7.500€ por trabajador».
Realidad: La infracción grave del art. 7.5 LISOS tiene una horquilla de 751€ a 7.500€ por infracción, con criterios de graduación según número de trabajadores afectados, reincidencia y gravedad (art. 40.1.b LISOS). No se multiplica automáticamente por plantilla. - Mito 2: «La Inspección rechaza el Excel automáticamente».
Realidad: El Criterio Técnico 101/2019 dice expresamente que es válido cualquier medio fiable. Lo que se valora no es el formato sino si el registro concreto presentado es fiable y no manipulable. - Mito 3: «Hay que imprimir los registros cada mes y firmarlos».
Realidad: Ni hay que imprimir, ni hay que firmar mensualmente. Lo único que la ley exige es conservar 4 años en formato fiable y tener el registro disponible cuando se solicite. - Mito 4: «El formato digital ya es obligatorio».
Realidad: A mayo de 2026 NO lo es. Hay un anteproyecto que lo plantea, pero no está publicado en el BOE ni tiene fecha confirmada de entrada en vigor. - Mito 5: «La ley exige firma SHA-256, blockchain o sellado de tiempo certificado».
Realidad: Ninguna norma vigente exige tecnologías concretas. Esas funciones son características que ofrecen algunos productos del mercado, no requisitos legales.
5. Entonces, ¿qué hago con mi Excel?
La decisión depende de cuántas personas trabajen contigo, cuánta disciplina haya en la gestión, y cuánto riesgo quieras asumir. Algunas pautas honestas:
Si tienes 1 o 2 trabajadores y mucha disciplina personal: un Excel bien llevado, guardado en un sitio fiable y disponible cuando lo pidan, puede valerte. La ley no te obliga a más.
Si tienes 5 o más trabajadores, varios turnos, o teletrabajo: la gestión manual se complica rápido. No por la ley, sino por la pura realidad operativa. Aquí un sistema digital empieza a tener sentido más por ahorro de tiempo que por riesgo de multa.
Si te ha pasado alguna vez que se perdió un parte, o tuviste que reconstruir un mes a partir de la memoria: es la señal. No es ilegal seguir con Excel, pero ya estás asumiendo más trabajo y más riesgo del que merece la pena.
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Para llevarte
- El registro horario Excel sigue siendo legal en España a fecha de mayo de 2026, siempre que sea fiable, no manipulable y esté disponible cuando se pida.
- La obligación nace del RDL 8/2019 (art. 34.9 ET) y la Inspección actúa según el Criterio Técnico 101/2019.
- Las sanciones son de 751€ a 7.500€ por infracción (art. 40.1.b LISOS), no por trabajador automáticamente.
- La reforma del fichaje digital está en tramitación pero NO ha sido publicada en el BOE.
- Si decides dar el salto, hazlo por operativa, no por miedo a una ley que aún no existe.
Este contenido tiene fines informativos y refleja la normativa vigente en la fecha de publicación. Se han citado las fuentes oficiales consultadas (Memoria Anual ITSS 2024, RDL 8/2019, Criterio Técnico 101/2019, LISOS). No constituye asesoramiento jurídico ni laboral. Para casos concretos, consultar con un profesional cualificado.
