¿Sigue siendo legal fichar en Excel en 2026? 

Si todavía llevas las horas de tu equipo en una hoja de cálculo, no estás solo: miles de pymes lo hacen. El problema no es que el Excel sea ilegal —no lo es—, sino que es frágil. Y la obligación de registrar la jornada lleva en vigor desde el 12 de mayo de 2019 para todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, sin importar el tamaño ni el sector. Vamos a ver qué exige la ley exactamente, qué cambia con la reforma que viene y cómo evitar un susto en la próxima inspección.

Fuentes: art. 34.9 Estatuto de los Trabajadores (RD-ley 8/2019) · art. 7.5 y 40.1 de la LISOS (RD Legislativo 5/2000).

¿Es legal fichar en Excel en 2026?

Sí. A día de hoy no existe ninguna norma que prohíba el Excel para el registro de jornada. El RD-ley 8/2019 no especifica el soporte (papel, hoja de cálculo o sistema electrónico), y el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo lo confirma: vale cualquier medio siempre que sea fiable y permita acreditar la jornada efectivamente realizada. La Audiencia Nacional, en la sentencia 207/2019, dijo lo mismo: la ley no impone un sistema concreto, sino que sea fiable e invariable.

El matiz está en esas dos palabras: fiable e invariable. Un archivo de Excel se edita en cualquier momento sin dejar rastro de quién cambió la hora de entrada o de salida. Si en una inspección no puedes demostrar que ese registro no se ha tocado a posteriori, el inspector puede considerarlo no fiable y levantar acta. No te multan «por usar Excel»: te multan porque ese Excel no acredita nada.

¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026? ¿Cuándo entra en vigor?

Todavía no es obligatorio el formato digital. Lo que hay es un Real Decreto en tramitación: el Consejo de Ministros aprobó su tramitación urgente el 30 de septiembre de 2025 y, a fecha de mayo de 2026, el texto sigue en fase de informes (Consejo de Estado). No está publicado en el BOE, así que no rige aún. Cuando se publique, entrará en vigor 20 días después, salvo que el texto diga otra cosa.

¿Qué propone ese borrador? En esencia, dejar atrás el papel y el Excel: registro exclusivamente digital, acceso telemático directo de la Inspección, detalle de pausas y horas extra, acceso inmediato del trabajador a sus propios datos y mayor trazabilidad de los cambios. Es decir: justo lo que un Excel no puede garantizar.

¿Cuánto es la multa por no llevar bien el registro de jornada?

No llevar el registro, llevarlo mal o no conservarlo es una infracción grave (art. 7.5 de la LISOS). La cuantía está en el art. 40.1 y va de 751€ a 7.500€ por centro de trabajo, según el grado que aplique la Inspección. La sanción se calcula por empresa o centro, no por trabajador.

Aquí entra un aviso importante de cara al futuro: el borrador del nuevo Real Decreto propone que la sanción pase a aplicarse por cada persona trabajadora afectada. Si eso se aprueba, una empresa con varios empleados sin registro vería multiplicarse el importe. Pero, insistimos, a mayo de 2026 ese cambio no está en vigor.

«El Excel no es ilegal. El problema es que, el día de la inspección, no puede demostrar que nadie tocó esas horas».

— Equipo Técnico de Ficha Aquí

¿Qué debe cumplir un sistema de fichaje para ser válido?

La ley no pide una tecnología concreta (ni hash, ni firma del trabajador, ni biometría: nada de eso es obligatorio). Pide tres cosas, y cualquier sistema que las cumpla es válido:

Ficha Aquí cumple las cuatro de fábrica: cada fichaje queda sellado en el momento exacto, con registro de quién corrige qué y por qué, custodia de 4 años incluida y acceso para tu equipo desde el móvil o el navegador. Lo que en Excel es trabajo manual y dudoso, aquí es automático y demostrable.

Preguntas frecuentes sobre fichar en Excel y el registro de jornada

¿Me pueden multar por llevar el registro de jornada en Excel?

Sí, pero no por usar Excel en sí. Te pueden sancionar si el inspector considera que ese registro no es fiable o si no puedes demostrar que las horas no se han alterado tras el fichaje del trabajador. Si tu Excel es impecable y demostrable, puede valer; el riesgo es que casi nunca lo es.

¿El fichaje digital ya es obligatorio?

No a fecha de mayo de 2026. Hay un Real Decreto en tramitación que lo hará obligatorio, pero no se ha publicado en el BOE. Hasta entonces, sigue siendo válido cualquier sistema fiable, incluido el papel o el Excel.

¿Cuándo entra en vigor la nueva ley de fichaje digital?

No hay fecha oficial. El Gobierno aprobó la tramitación urgente en septiembre de 2025 y se prevé su publicación durante 2026. Una vez en el BOE, entra en vigor a los 20 días.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar los fichajes?

Cuatro años. Así lo fija el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y durante ese tiempo deben estar a disposición del trabajador, de sus representantes legales y de la Inspección.

¿Es obligatorio que el trabajador firme el fichaje cada día?

No. La ley exige que el registro esté disponible, no que se firme a diario. La firma es solo una forma de dar respaldo a un método manual, pero no es un requisito legal. Un sistema digital lo resuelve sin papeleo.

¿Vale fichar con el móvil o con una app gratuita?

Puede valer, siempre que el sistema sea fiable, conserve los datos 4 años y permita el acceso del trabajador. El soporte da igual; lo que importa es la fiabilidad. Una app sin trazabilidad de cambios tiene el mismo problema que el Excel.

¿Qué pasa si un empleado se olvida de fichar?

Se corrige registrando la incidencia. Lo importante es que quede constancia de quién hizo el cambio y por qué. Con Ficha Aquí, cada corrección deja un registro de auditoría; en Excel, ese rastro no existe de forma nativa.

¿El registro de jornada obliga también a las pymes pequeñas?

Sí. La obligación rige desde 2019 para todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, sin excepción de tamaño ni de sector. Una peluquería con dos empleadas tiene la misma obligación que una gran empresa.

¿Un autónomo sin empleados tiene que llevar registro de jornada?

No. La obligación es para los trabajadores por cuenta ajena. Si eres autónomo y trabajas solo, no tienes que fichar tu propia jornada. En cuanto contratas a alguien, sí.

¿Puede la Inspección rechazar mi Excel directamente?

No de forma automática por ser Excel. Lo rechaza cuando, en concreto, no puede acreditar que el registro es fiable e invariable. La carga de demostrar esa fiabilidad recae en la empresa, y ahí está la trampa.

¿Cuánto cuesta cambiar a un software profesional?

Mucho menos que la multa mínima por un registro defectuoso. Ficha Aquí ofrece planes escalables para pymes y grandes empresas, y la inversión se recupera el día que evitas un solo acta de infracción.

Excel manual vs. Ficha Aquí, de un vistazo